Der Forderungseinzug ist ein komplexer Prozess, bei dem Gläubiger leicht Fehler machen können, die Zeit, Geld und Erfolgsaussichten kosten. Von versäumten Fristen bis hin zu fehlerhaften Mahnschreiben – kleine Missgeschicke können große Konsequenzen haben. In diesem Beitrag beleuchten wir die häufigsten Fehler im Forderungseinzug und geben praktische Tipps, wie Gläubiger diese vermeiden können.
1. Versäumte Verjährungsfristen
Fehler: Gläubiger übersehen die Verjährungsfrist ihrer Forderungen, die in der Regel nach drei Jahren eintritt (§ 195 BGB). Ohne rechtzeitige Maßnahmen wie einen Mahnbescheid oder eine Klage wird die Forderung unverjährbar, wenn der Schuldner die Verjährungseinrede erhebt.
Tipp: Nutzen Sie ein Forderungsmanagement-System, um Verjährungsfristen im Blick zu behalten. Handeln Sie frühzeitig, z. B. durch ein Mahnschreiben oder einen Antrag auf Mahnbescheid, um die Verjährung zu hemmen (§ 204 BGB).
2. Formfehler in Mahnschreiben
Fehler: Mahnschreiben enthalten oft unvollständige oder fehlerhafte Angaben, z. B. fehlende Rechnungsnummern, unklare Forderungshöhe oder keine Fristsetzung. Solche Mängel können die Rechtsposition des Gläubigers schwächen, insbesondere wenn es zu einem Gerichtsverfahren kommt.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass Mahnschreiben folgende Punkte enthalten: genaue Bezeichnung der Forderung, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Forderungsbetrag (inkl. Zinsen) und eine klare Zahlungsfrist (üblicherweise 14 Tage). Lassen Sie Mahnschreiben bei Unsicherheiten von einem Anwalt prüfen.
3. Vernachlässigung der Bonitätsprüfung
Fehler: Gläubiger setzen Maßnahmen wie Mahnbescheide oder Zwangsvollstreckung ein, ohne die Zahlungsfähigkeit des Schuldners zu prüfen. Dies führt oft zu erfolglosen und kostspieligen Bemühungen.
Tipp: Führen Sie vorab eine Bonitätsprüfung durch, z. B. über Auskunfteien wie Schufa oder Creditreform. Bei gerichtlichen Schritten können Sie eine Schuldnerauskunft gemäß § 802j ZPO beantragen, um Vermögensverhältnisse zu klären.
4. Zu spätes Handeln
Fehler: Gläubiger warten zu lange, bevor sie Maßnahmen ergreifen, was die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen erhöht. Schuldner könnten in der Zwischenzeit Vermögen verlagern oder insolvent werden.
Tipp: Handeln Sie schnell nach Fälligkeit der Forderung. Versenden Sie ein Mahnschreiben innerhalb von 14 Tagen nach Fälligkeit und prüfen Sie rechtliche Schritte, falls keine Zahlung erfolgt.
5. Missachtung der DSGVO
Fehler: Beim Forderungseinzug werden oft Schuldnerdaten unsachgemäß weitergegeben, z. B. an Inkassounternehmen, ohne die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Dies kann zu Abmahnungen und Bußgeldern führen.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass die Weitergabe von Daten DSGVO-konform erfolgt. Schließen Sie mit Inkassodienstleistern oder anderen Partnern einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab und informieren Sie Schuldner über die Datenverarbeitung.
6. Unrealistische Erwartungen an Inkassounternehmen
Fehler: Viele Gläubiger übergeben Forderungen an Inkassounternehmen, ohne deren Kosten, Erfolgsaussichten oder rechtliche Grenzen zu prüfen. Manche Inkassodienstleister arbeiten zudem unprofessionell und schädigen das Ansehen des Gläubigers.
Tipp: Wählen Sie seriöse Inkassounternehmen mit transparenten Kostenstrukturen und prüfen Sie deren Erfolgsbilanz. Klären Sie, ob die Abtretung der Forderung oder ein Inkassodienstvertrag sinnvoller ist, und behalten Sie die Kommunikation mit dem Schuldner im Blick.
7. Fehlende Dokumentation
Fehler: Gläubiger dokumentieren die Kommunikation mit dem Schuldner oder die Forderung selbst nicht ausreichend. Im Streitfall fehlen dann Nachweise, um Ansprüche durchzusetzen.
Tipp: Führen Sie eine lückenlose Dokumentation aller Schritte, z. B. Mahnschreiben, E-Mails, Zahlungsvereinbarungen oder Telefonate. Nutzen Sie Einschreiben oder digitale Tools mit Zustellnachweis, um die Kommunikation zu belegen.
8. Unprofessionelle Kommunikation
Fehler: Drohungen, unangemessener Ton oder unklare Formulierungen in der Kommunikation mit Schuldnern können die Beziehung belasten und die Zahlungsbereitschaft mindern. In manchen Fällen sind solche Schreiben sogar rechtlich angreifbar.
Tipp: Bleiben Sie sachlich und höflich, auch bei wiederholten Mahnungen. Bieten Sie Lösungen wie Ratenzahlungen an, um die Kooperationsbereitschaft des Schuldners zu fördern.
Rechtsanwalt Fabian Fritsch: „Der Forderungseinzug erfordert Sorgfalt, rechtliches Wissen und eine strategische Herangehensweise. Durch das Vermeiden häufiger Fehler wie versäumte Fristen, formale Mängel oder mangelnde Bonitätsprüfung können Gläubiger ihre Erfolgschancen deutlich erhöhen. Ein professionelles Forderungsmanagement, klare Dokumentation und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sind der Schlüssel zum Erfolg. Haben Sie Fragen zum Forderungseinzug oder benötigen Sie Unterstützung? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter!“
